OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) z dn. 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO).

W związku z powyższym pragniemy poinformować jak i dlaczego Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Sompolnie , wykorzystuje i udostępnia informacje o Tobie.

ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Twoje dane osobowe jest Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z o.o. , ul. Piotrkowska 39, 62-610 Sompolno.

Kontakt e-mail: biuroobslugi@puksompolno.pl

Za „Dane osobowe” uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby.

Poprzez wyrażenie zgody, zgadzasz się na przetwarzanie twoich danych osobowych.

W przypadku zbierania i wykorzystywania danych osobowych, zachowujemy przejrzystość w zakresie podstawy i sposobu przetwarzania danych osobowych.

BEZPIECZEŃSTWO

Wdrożyliśmy środki, aby zabezpieczyć dane osobowe przed utratą, kradzieżą, niewłaściwym użyciem i nieautoryzowanym dostępem, ujawnieniem, zmianą i zniszczeniem. Wszystkie zbierane dane chronione są z użyciem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz procedur bezpieczeństwa. Wdrażamy nasze wewnętrzne zasady, procedury i realizujemy szkolenia obejmujące ochronę danych, ich bezpieczeństwo i poufność.

PRZETWARZANIE

Kluczowa działalność Spółki to przede wszystkim wykonywanie zadań zbiorowego zaopatrzenia mieszkańców gminy Sompolno w wodę i/lub odbiór ścieków czyli świadczenie usług dostawy wody i/lub odbioru ścieków, oczyszczanie ścieków, wywóz nieczystości ciekłych, wywóz i zagospodarowanie odpadów, usuwanie awarii, montaż i wymiana wodomierzy; zawieranie umów, przyjmowanie i obsługa interesantów tj. klientów i kontrahentów, a także realizacja zadań technicznych, projektowych i  wykonawczych. Ponadto w ramach działalności Spółka prowadzi czynności księgowe, w tym bieżące rozliczenia, rozpatruje ewentualne skargi/reklamacje; podejmuje działania mające na celu ustalenie lub dochodzenie roszczeń.

Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji umów, wystawiania faktur, regulowania płatności, dokonywania odczytów, umożliwienia klientom korzystania z systemu eBOK, przyjmowania i obsługi korespondencji/reklamacji, przyjmowania zgłoszeń o awariach, braku dostaw wody i innych, kontaktowania się z klientami w celu świadczenia usług, marketingu własnych produktów lub usług oraz w celu zawarcia umowy.

Przetwarzając dane osobowe, zbieramy informacje, które przekazujesz bezpośrednio nam, korzystając z naszych Usług, tj.:

1. Osoby kontaktujące się z nami – zbieramy dane osobowe, gdy osoba fizyczna kontaktuje się z nami za pośrednictwem dostępnych narzędzi. Dane, które otrzymaliśmy wykorzystujemy w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub odpowiednie załatwienie sprawy. W trakcie wymiany wiadomości dane osobowe wskazane powyżej mogą obejmować imię i nazwisko, stanowisko osoby kontaktującej się, numer telefonu, adres e-mail, dane teleadresowe. Dane te mogą być przetwarzane przez Przedsiębiorstwo w celu  świadczenia usług, archiwizacji, rozwiązywania problemów, dostosowania serwisu do potrzeb użytkowników oraz jego udoskonalania, sprzedaży produktów i usług oferowanych przez Przedsiębiorstwo, prowadzenia działań marketingowych, o czym informujemy podczas zbierania danych.
2. Pliki cookies – witryna www.puksompolno.pl oraz serwis www.ebok.puksompolno.pl używają cookies. Są to niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez serwer www i przechowywane przez oprogramowanie komputera przeglądarki. Kiedy przeglądarka ponownie połączy się ze stroną, witryna rozpoznaje rodzaj urządzenia, z którego łączy się użytkownik. Parametry pozwalają na odczytanie informacji w nich zawartych jedynie serwerowi, który je utworzył. Cookies ułatwiają więc korzystanie z wcześniej odwiedzonych witryn. Gromadzone informacje dotyczą adresu IP, typu wykorzystywanej przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych, informacji o czasie i dacie, lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za pośrednictwem formularza kontaktowego. Cookies są również wykorzystywane do zbierania ogólnych statystycznych informacji o korzystaniu z naszych serwisów przez użytkowników. Użytkownik w każdej chwili ma możliwość wyłączenia lub przywrócenia opcji gromadzenia cookies poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej. Wyłączenie cookies w przeglądarce zazwyczaj nie uniemożliwia korzystania ze strony internetowej Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Sompolnie , ale może spowodować utrudnienia.
3. Klienci – w celu świadczenia usług, podpisywania umów i ich profesjonalnej realizacji zbieramy dane osobowe od naszych Klientów i osób wskazanych do kontaktu. Przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.
4. Współpracownicy w tym podwykonawcy – zbieramy dane osobowe w celu zamawiania i otrzymywania usług, jak również świadczenia usług na rzecz naszych Klientów. Wówczas przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.
5. Kontakty biznesowe – zbieramy i przetwarzamy dane biznesowe naszych Klientów i potencjalnych Klientów. Dane te obejmują: imię i nazwisko, służbowy numer telefonu, adres e-mail, dane teleadresowe pracodawcy.

CEl i PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA  TWOICH DANYCH OSOBOWYCH

Podstawę prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych stanowi:

1. Wykonanie umowy zawartej pomiędzy Panią/Panem a Przedsiębiorstwem Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Sompolnie i/lub konieczność podjęcia takich działań na Pani/Pana żądanie celem zawarcia takiej umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/460WE (RODO),
2. Realizacja obowiązków i zadań Przedsiębiorstwa Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Sompolnie wynikających z przepisów prawa bądź realizowanych w interesie publicznym zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c i e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/460WE (RODO),
3. Prawnie uzasadniony interes Administratora art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/460WE (RODO), w szczególności przetwarzanie danych osobowych w celu obsługi Pani/Pana zgłoszenia (zapewnienie komunikacji, obsługa zgłoszeń i reklamacji), z uwagi na istnienie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest zapewnienie komunikacji z podmiotami zewnętrznymi wobec Spółki, oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
4. Wyrażona przez Panią/Pana zgoda na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/460WE (RODO).

 MONITORING WIZYJNY

Przedsiębiorstwo Usług komunalnych Sp. z o.o. w Sompolnie informuje, iż na terenie Spółki stosowany jest monitoring wizyjny umożliwiający rejestrację obrazu. Administratorem danych osobowych ( wizerunek osoby fizycznej ) jest Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Sompolnie. O stosowaniu monitoringu wizyjnego informują widoczne tabliczki lub plakietki umieszczone w miejscu instalacji kamer np.: na drzwiach wejściowych, bramach wjazdowych itp. Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia na terenie Spółki. Dostęp do danych z monitoringu wizyjnego mają pracownicy Administratora upoważnieni do przetwarzania danych osobowych/współpracownicy Administratora w zakresie zawartych stosownych umów powierzenia. Dane zarejestrowane z monitoringu wizyjnego mogą być udostępniane upoważnionym instytucjom w zakresie prowadzonych przez nie spraw czy postępowań np. Policji na podstawie pisemnego wniosku.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Twoje dane osobowe są przechowywane przez czas obowiązywania umowy zawartej z Tobą, a także po jej zakończeniu w celach wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym podatkowych i rachunkowych, dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy, archiwizacyjnych. Maksymalny okres przechowywania wynosi 10 lat od zakończenia wykonania umowy lub okres ewentualnego dochodzenia roszczeń po jej zakończeniu. Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa na terenie Przedsiębiorstwa  przez okres 30 dni od dnia nagrania. Po upływie ww. okresu nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu przez nadpisanie, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Za dopuszczalne należy uznać przechowywanie nagrań z monitoringu wizyjnego do prawomocnego zakończenia postępowań, w których nagrania stanowią dowód.

PRZEKAZYWANIE DANYCH OSOBOWYCH STRONOM TRZECIM

Powierzamy dane osobowe innym podmiotom tylko wówczas, gdy zezwalają nam na to przepisy prawa. W odpowiednich umowach zawieramy postanowienia dotyczące środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych i zachowania poufności. W związku z tym Twoje dane mogą być przekazywane:

1. Podmiotom współpracującym z nami, które udzielają nam wsparcia przy świadczeniu usług i wykonują czynności związane z ich realizacją.
2. Podmiotom zewnętrznym, które obsługują i zarządzają naszymi wewnętrznymi systemami IT.
3. Organom nadzorczym, w odpowiedzi na żądanie udzielenia informacji, jeżeli ujawnienie jest zgodne lub wymagane przez obowiązujące prawo, regulację, proces prawny lub wniosek rządowy.

PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA

Zgodnie z obowiązującym prawem osoby fizyczne posiadają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a administrator odpowiada za ich realizację. W sytuacji, gdy Przedsiębiorstwo jest administratorem danych i decyduje o sposobie i celu przetwarzania danych osobowych, informujemy o Twoich prawach:

• • Prawo dostępu do danych osobowych – osoby fizyczne mają prawo dostępu do swoich danych, które jako administrator przechowujemy.
  • Prawo do sprostowania danych – jeśli Twoje dane są nieaktualne lub nieprawidłowe.
  • Prawo do usunięcia danych – jeśli Twoje dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub cofniesz swoją zgodę na przetwarzanie danych.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania – jeśli zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe, są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na czas pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych lub ich zgodności.
  • Prawo do wniesienia sprzeciwu – w dowolnej chwili, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś.

W przypadku wyrażenia chęci skorzystania z tych praw, prosimy wysłać e-mail na adres: biuroobslugi@puksompolno.pl .
Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji można uzyskać na stronie www.uodo.gov.pl.

REJSTROWANIE ROZMÓW TELEFONICZNYCH

W związku z rejestrowaniem rozmów telefonicznych  przychodzących na telefon stacjonarny  Biura Obsługi Klienta, PSZOK oraz Wodociągów i Kanalizacji,  zgodnie z przepisami RODO informujemy, że dane osobowe będą przetwarzane w celu podniesienia bezpieczeństwa i poprawy jakości obsługi, rejestracji i ewentualnej oceny przebiegu rozmowy telefonicznej w sytuacjach spornych oraz zapewnienia ochrony interesu osoby kontaktującej się  telefonicznie z Przedsiębiorstwem , na wypadek wystąpienia sytuacji spornych, w celu wyjaśnienia sprawy. Przed rozpoczęciem rejestrowania rozmowy telefonicznej rozmówca informowany jest o nagrywaniu rozmów i jeżeli nie wyraża zgody, proszony jest o rozłączenie się. Dostęp do materiałów pozyskanych z nagrywania służbowych rozmów telefonicznych mają osoby, które są upoważnione do przetwarzania zawartych tam danych . Nagrania z zarejestrowanych rozmów telefonicznych mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom uprawnionym.